AFS Adressimport

AFS Adressimport ist ein Programm für einen Kunden, der regelmässig Adressen als Listen mit seinem AFS Manager abgleichen muss. Diese Adresslisten kommen aus diversen Quellen wie Onlineshop, eBay, etc und sind unterschiedlichen Formats. Hauptaufgabe der Software von intelligenSE ist das Lesen und Vereinheitlichen der verschiedenen Listen und das Anlegen als Kunde im AFS Manager. Dabei sollen Dubletten weitgehendst vermieden werden.

adressimportDie Software ist dabei so ausgelegt, dass der Lesevorgang getrennt vom Abgleich stattfindet. Die Abbildung weitere Eingangsformate ist daher mit wenig Aufwand zu realisieren. Änderungen am Abgleich betreffen alle Quellen gleichermaßen.

Sie können sich eine Demoversion der Anwendung zum Test herunterladen. Das ZIP-Archiv enthält eine ausführbare Datei, eine Installation ist nicht nötig. Die Demoversion wird keine Adressen anlegen, führt aber die Dateianalyse und den Abgleich durch.

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Ich benötige die Vollversion.
Ich habe ein eigenes Dateiformat.

Firma

Name

Telefonnummer

eMail-Adresse

Dateiformat Shop

Eine Importdatei aus dem Shop wird anhand des Worts shop im Dateinamen erkannt. Es wird eine CSV Datei erwartet.

Die Feldzuordnung wird anhand der Spaltenüberschriften in der ersten Zeile ermittelt.

  • Firma [Rechnungsanschrift] = firma
  • Anrede [Rechnungsanschrift] = anrede
  • Vorname [Rechnungsanschrift] = vorname
  • Nachname [Rechnungsanschrift] = nachname
  • Strasse 1 [Rechnungsanschrift] = strasse
  • Land [Rechnungsanschrift] = land
  • PLZ [Rechnungsanschrift] = plz
  • Ort [Rechnungsanschrift] = ort
  • Telefon (Geschäftlich) [Rechnungsanschrift] = tel1
  • Telefon (Privat) [Rechnungsanschrift] = tel2
  • Telefon (Mobil) [Rechnungsanschrift] = tel3
  • Email = email

Zwingend notwendig sind die Spalten Nachname, Vorname, Strasse, PLZ und Ort.

Die Adressdaten werden zeilenweise verarbeitet. Leere Zeilen, Zeilen mit weniger als 6 Spalten und Zeilen, in denen die ersten 6 Felder leer sind, werden übersprungen.

Von den drei möglichen Telefonnummern werden nur 2 verwendet, bei einer vorhandenen dritten, wird eine Warnung ausgegeben.

Die Adresse wird dann an den Abgleich übergeben.

Dateiformat eBay

Eine Importdatei aus dem Shop wird anhand des Worts ebay im Dateinamen erkannt. Es wird eine CSV Datei mit dem exportierten Verkaufsprotokoll von eBay erwartet.

Die Feldzuordnung wird anhand der Spaltenüberschriften in der ersten Zeile ermittelt.

  • Name des Käufers = firma
  • Telefonnummer = telefon
  • E-Mail-Adresse = email
  • Adresse 1 = adresse 1
  • Adresse 2 = adresse 2
  • Ort = ort
  • PLZ = plz
  • Land = land

Zwingend notwendig sind die Spalten ‚Firma, Strasse, PLZ und Ort und eMail.

Die Adressdaten werden zeilenweise verarbeitet. Leere Zeilen, Zeilen mit weniger als 6 Spalten und Zeilen, in denen die ersten 6 Felder leer sind, werden übersprungen. Außerdem wird in jeder Zeile im Feld eMail-Adresse ein @-Zeichen benötigt damit sicher Kopf und Fusszeile des eBay-Formats gefiltert werden können.

Der Name des Käufers enthält in den meisten Fällen Vor-und Nachname, dieser kann allerdings nur selten in Vor- und Nachname zerlegt werden. Nur wenn der Name des Kunden genau ein Leerzeichen enthält, erfolgt eine Zerlegung, ansonsten wird der Name als Firmenadresse angesehen. Die beiden Adressfelder werden aneinander gehängt, sofern diese vorhanden und gefüllt sind.

Die Adresse wird dann an den Abgleich übergeben.

Abgleich

Damit eine Adresse abgeglichen werden kann muss diese mindestens einen Namen (Firma1, Firma2, Vorname oder Nachname), eine Strasse, PLZ und Ort enthalten. Ist das Land leer, so wird DE angenommen.

Die Suche in der Adressdatenbank des Managers erfolgt anhand der PLZ. In allen Feldern werden Leerzeichen und Groß-und-Kleinschreibung ignoriert. In allen Feldern außer der PLZ werden außerdem Sonderzeichen wie Punkt, Fragezeichen, Minus und Unterstrich ignoriert.

Damit eine Adresse als identisch identifiziert wird, müssen alle Bedingungen erfüllt sein:

  • Firma1 und Firma2 müssen gemeinsam überein stimmen.
  • Vor- und Nachname müssen gemeinsam überein stimmen.
  • Wenn Firma und Name nicht stimmen, wird Firma1 und Firma2 gemeinsam gegen den Vor- und Nachnamen geprüft und andersrum.
  • Die Strasse muss überein stimmen. Endungen wie -strasse, -straße und -str werden ignoriert.
  • Die PLZ muss überein stimmen. Leerzeichen und Groß-und-Kleinschreibung werden ignoriert.
  • Der Ort muss überein stimmen. Ist der Ortsname mindestens 6 Zeichen lang, so wird eine eventuelle Endung (z.B. an der Enz oder Württemberg) ignoriert.

Sind alle Bedingungen erfüllt, so wird die Adresse als identisch angesehen.

Adresse anlegen

Wurde eine Adresse im AFS nicht gefunden, so kann diese im AFS angelegt werden. Dabei werden alle gefundenen Inhalte aus der Datei verwendet. Inhalte für Felder, die in der Datei nicht vorhanden sind, können konfiguriert werden. Je nach Datei, wird ein anderer Abschnitt in der Konfigurationsdatei verwendet.

insert.Art=3
insert.Kennung=shop
insert.Steuer=0
insert.Zahlungskondition=0
insert.Waehrung=1
insert.Rabatt=0
insert.VK=2
insert.Lieferart=

Um ein Erstellungsdatum in der Adresse zu haben, können Sie mit dieser Einstellung ein Feld definieren, in welches das aktuelle Datum eingetragen wird.

insert.datum=Zusatzfeld01

Außerdem existiert eine Einstellung, mit der das Einfügen komplett deaktiviert werden kann.

insert.allowed=1

Adresse aktualisieren

Wurde eine Adresse im AFS gefunden, so können die die Daten aus der Datei in die gefundene Adresse übernommen werden.

Die Einstellung allowed erlaubt das aktualisieren im AFS. Ist auchleere aktiviert, so werden auch in der Datei leere Felder geschrieben.

update.allowed=0
update.auchleere=1

Zusätzlich kann für jedes einzelne Feld bestimmt werde, ob es aktualisiert wird werden darf.

update.firma1=1
update.firma2=1
update.anrede=1
update.vorname=1
update.nachname=1
update.strasse=1
update.land=1
update.plz=1
update.ort=1
update.telefon=1
update.telefon2=1
update.email=1
update.suchbegriff=1

Felder, die nicht in der Datei vorhanden sind, können auch mit konfigurierten Werten überschrieben werden. Ist kein Wert angegeben, so bleibt dieser unverändert.

update.art=3
update.kennung=shop

Um ein Aktualisierungsdatum in der Adresse zu haben, können Sie mit dieser Einstellung ein Feld definieren, in welches das aktuelle Datum eingetragen wird.

update.datum=Zusatzfeld01